Dua BUMN Pelajari Pengelolaan Dokumen KAI

PT Kereta Api Indonesia (Persero) menerima benchmarking dari 2 perusahaan BUMN di Indonesia. Dua perusahaan BUMN tersebut adalah PT Semen Indonesia pada Kamis (27/10) dan PT Bukit Asam pada Senin (1/11). Tujuannya yaitu untuk mengunjugi Unit Dokumen Manajemen yang ada di KAI.Kehadiran 2 BUMN tersebut diterima oleh VP Corporate Document Management Wahyu Budiyanto Siswantono. Pemilihan KAI untuk objek kunjungan, tidak lepas atas prestasi KAI dalam pengelolaan arsip. Tata kelola arsip di KAI sendiri, telah mendapatkan penghargaan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Seperti kita ketahui, KAI meraih Juara I Arsiparis Teladan Nasional Tahun 2016 Kategori BUMN dan Juara III Unit Kearsipan terbaik Nasional Tahun 2016 kategori BUMN kepada KAI dalam acara ANRI Award 2016.

Manajer Unit Document and Files Novrianto menunjukkan tata cara menyimpan arsip surat yang masih menggunakan kertas sebelum peralihan ke elektronik kepada PT Semen Indonesia

Manajer Asset Ownership Documents and Files Ichwan menjelaskan tentang tata kelola arsip yang ada di KAI. “KAI saat ini mengelola lebih dari 300.000 arsip aset, di KAI, arsip tidak hanya disimpan, tapi harus disajikan dan dikelola dengan baik,” katanya. Hingga saat ini, KAI masih mendata beberapa arsip yang ada, karena jumlahnya masih banyak. Ichwan juga menambahkan, “Kita (KAI) menyediakan gedung khusus untuk menyimpan arsip yang ada, termasuk menjaga kelembaban udara, suhu udara, karena ini kan dokumen fisik (kertas) yang berusia lebih dari 20 tahun, harus terawat dengan baik agar tidak rusak,” ujar Ichwan. Peserta diajak melihat langsung melihat fasilitas penyimpanan arsip di KAI.

VP Corporate Document Management Wahyu Budiyanto Siswantono memberikan sambutan kepada tamu PT Bukit Asam

Untuk kegiatan surat-menyurat, KAI sudah menggunakan teknologi informasi untuk kemudahan pekerjaan. KAI menciptakan aplikasi yang disebut Rail Document System (RDS). “Didalam RDS surat-menyurat telah menggunakan elektronik, sehingga menjadi paperless, dan lebih cepat sampai kepada penerima, sehingga kita perlahan-lahan mengurangi tingkat penggunaan kertas,” ujar Manajer General Document and Files Nofrianto. Para peserta dengan semangat menyimak dan bertanya terkait pengelolaan dokumen di KAI. VP Corporate Document Management Wahyu Budiyanto Siswantono dalam berharap agar apa yang telah disampaikan bermanfaat bagi perusahaan masing-masing. “Semoga Semen Indonesia dan Bukit Asam dapat terus mengembangkan pengelolaan dokumennya sehingga menjadi semakin baik,” tutup Wahyu. (PR KAI)