Pelestarian Arsip KAI: Memelihara Sejarah Perkeretaapian Indonesia
KAI merupakan perusahaan BUMN yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengoperasian layanan kereta api di Indonesia. Sebagai bagian dari warisan budaya dan sejarah perkeretaapian di Indonesia, KAI memiliki komitmen yang kuat terhadap pelestarian arsip sebagai sumber informasi berharga dan warisan nasional.
Pengelolaan, penyimpanan, dan perawatan dokumen dinamis maupun statis adalah bagian yang sangat penting. Untuk mengatasi permasalahan pengelolaan dokumen tersebut, KAI membentuk Unit Corporate Document Management sebagai pelaksanaan amanat dari Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Vice President Pulic Relations KAI Joni Martinus mengatakan, dalam mengelola arsip, KAI berkomitmen untuk melakukan optimalisasi penyelenggaraan kearsipan perusahaan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan Kriteria kearsipan yang berlaku serta menerapkan ISO 9001:2015 Quality Management System sejak tahun 2012 dan ISO 30301:2019 Record Management System sejak tahun 2022.
"Hal ini selaras dengan visi dan misi perusahaan serta peningkatan yang berkelanjutan," kata Joni.
Jenis arsip yang dikelola KAI terdiri dari arsip non takah/umum, buku, media baru, elektronik, kepemilikan aset, legal, sertifikat tanah, AJB, inaktif, takah dan arsip yang diciptakan dari Rail Document System (aplikasi korespondensi dan kearsipan elektronik yang digunakan oleh seluruh pekerja KAI).
"Khazanah arsip yang dimiliki oleh KAI dari era Hindia Belanda sampai saat ini sekitar 3 juta arsip," ungkap Joni.
Lebih lanjut Joni menyampaikan, arsip-arsip tersebut dalam pengelolaannya memerlukan sarana dan prasarana khusus, memperhatikan akses keamanannya, keselamatan, kebersihan, suhu, kelembapan arsip, dan sumber daya manusia yang bersertifikasi. Untuk mengelola dokumen sebanyak ini, KAI juga rutin memberikan pelatihan terkait arsip kepada pegawainya dengan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), National Archives of Netherland (NAN), lembaga pendidikan dan instansi kearsipan lainnya.
Dalam mendukung transformasi digital, sejak tahun 2010 Unit Corporate Document Management KAI telah melakukan proses digitalisasi dan restorasi arsip konvensional, koleksi foto, audio, serta video secara berkelanjutan untuk meningkatkan aksesibilitas dari materi dokumen dan menghindari kerusakan atau kehilangan arsip. Selain itu, pengembangan aplikasi Rail Document System dilakukan untuk memudahkan pengelolaan arsip perusahaan sebagai langkah mendukung modernisasi sistem administrasi perkantoran dan kearsipan.
Penyusutan arsip yang telah habis masa retensinya juga secara rutin dilakukan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku. Proses penyusutan berupa pemindahan dan pemusnahan arsip inaktif dilakukan sebagai bentuk efisiensi, sedangkan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan dilakukan sebagai bentuk dukungan dalam pelestarian memori kolektif bangsa.
Atas keseriusan KAI dalam pengelolaan arsip, pada tahun 2022, Unit Corporate Document Management telah mendapatkan akreditas unit kearsipan dengan nilai AA (Istimewa) dari ANRI dan juga telah tersetifikasi ISO 30301:2019 dari lembaga sertifikasi TUV-SUD.
KAI juga mengantongi beberapa penghargaan bergengsi dari ANRI yaitu Juara 1 dalam pemilihan Unit Kearsipan Terbaik Nasional katagori BUMN pada tahun 2017, Juara 1 Arsiparis Teladan Nasional Tahun 2016 katagori Non PNS, serta Juara 2 Arsiparis Teladan Nasional Tahun 2017 katagori Non PNS. Selain mendapat berbagai macam penghargaan, dalam empat tahun terakhir Unit Corporate Document Management telah menerima sebanyak 74 lembaga/instansi yang berkunjung dengan tujuan menjadikan unit ini sebagai role model pengelolaan kearsipannya.
Ini menjadi bukti nyata bahwa perusahaan ini telah melampaui standar dalam pelestarian arsip. Selain itu juga merupakan pengakuan terhadap upaya KAI dalam menjaga sejarah perkeretaapian Indonesia agar tetap hidup dan dapat diakses oleh generasi sekarang dan mendatang.
Prestasi ini memotivasi perseroan untuk terus meningkatkan upaya pelestarian arsipnya. KAI berkomitmen untuk terus memperluas aksesibilitas arsip-arsipnya, baik melalui digitalisasi maupun kolaborasi dengan lembaga lain.
“Kami berharap dengan tata kelola kearsipan yang baik, dapat meningkatkan daya saing perusahaan dan menunjukkan kontribusi nyata dalam transformasi menjadi perusahaan yang maju,” pungkas Joni. (Public Relations KAI)
.
.